Создание документов слияния

Результаты практической работы "Документы слияния":

Фамилия, имя	Оценка
Ермакова	11
Горбатенко, Ростовцева	10
Кучерявенко	10
Яценко, Макрушина	9
Листопад, Лисняк	7
Куприенко, Ковалёв	11
Познанский	5
Искендеров, Куц, Савенкова	???
Болгарова, Капуста, Терещенко	9
Зима, Ищенко, Кудряшова	10

Вашей задачей будет подготовить к печати письма для клиентов туристической фирмы. Образец письма:

Источник данных о клиентах:

Результатом работы должны быть письма для всех клиентов, подготовленные к печати.

Что такое слияние документов?

Слияние используется для создания нескольких документов одновременно. В этих документах одинаковые макет, форматирование, текст и графика. Различаются и индивидуально настраиваются только определенные разделы каждого документа. С помощью слияния в Word можно создавать такие документы, как наклейки, письма, конверты и сообщения электронной почты. В процессе слияния участвуют три документа:

• основной документ;
• источник данных;
• объединенный документ.

При связывании документа со списком рассылки вы можете добавить поля слияния, чтобы персонализировать содержимое. Поля слияния соответствуют заголовкам столбцов в списке рассылки, также называемом источником данных. В примере ниже показано, как поля из списка рассылки в Excel отображаются в документе слияния.

Вставленное поле слияния извлекает данные из списка рассылки и добавляет их в каждый конверт, сообщение, наклейку или письмо. 

Этап 1. Подготовка данных в Excel для слияния

Настройка и подготовка данных — самый важный этап процесса слияния. Электронная таблица Excel станет источником данных для списка получателей.

Ниже приведены некоторые советы по подготовке данных для слияния. Проверьте следующее:

• Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.
• Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.
• Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.
• Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.
• Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.

Этап 2. Запуск слияния

В Word выберите Файл > Создать > Новый документ.

На вкладке Рассылки в группе Начало слияния нажмите кнопку Начать слияние и выберите нужный тип слияния.

Нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите вариант Использовать существующий список.

Перейдите к своей электронной таблице Excel и нажмите кнопку Открыть.

Если Word предложит, выберите Лист1$ > ОК. Теперь электронная таблица Excel подключена к документу слияния, который вы создаете в Word.

Этап 3. Вставка поля слияния

Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.

Вставка блока адресов для конверта, наклейки, почтового сообщения или письма

На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Блок адреса.

В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите формат имени получателей для конвертов.

Нажмите кнопку ОК. В меню Файл выберите команду Сохранить.

Вставка строки приветствия в почтовое сообщение или письмо

На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Строка приветствия.

В диалоговом окне Вставка строки приветствия сделайте следующее:

• В разделе Формат строки приветствия измените приветствие, если нужно. Для этого выберите приветствие (по умолчанию: Уважаемый), формат имени получателя и конечный знак препинания (по умолчанию: запятая).
• В разделе Строка приветствия для неправильно заданных имен получателей выберите один из вариантов.
• Нажмите кнопку ОК.
• В меню Файл выберите команду Сохранить.

Вставка данных из электронной таблицы в почтовое сообщение или письмо

На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Вставить поле слияния.

В диалоговом окне Вставка поля слияния в разделе Поля выберите имя поля (имя столбца в таблице) и нажмите кнопку Вставить.

При необходимости повторите действия этапа 2, а по окончании нажмите кнопку Закрыть.

В меню Файл выберите команду Сохранить.

Этап 4. Предварительный просмотр и завершение слияния

Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты и убедитесь, что содержимое в порядке, после чего можно завершить процесс слияния.

На вкладке Рассылки нажмите кнопку Просмотреть результаты.

Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись   и Предыдущая запись, посмотрите, как записи будут отображаться в документе.

В группе Завершение нажмите кнопку Найти и объединить и выберите вариант Печать документов или Отправить электронные сообщения.

Этап 5. Сохранение слияния

При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.

Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.